Тема: Види форматів даних для комірок в MS Excel.

EXCEL - це додаток, призначений для проведення розрахунків. На відміну від Word, де всі дані мали один тип - текстовий, в EXCEL розрізняються дані різних типів. Кожен тип даних має свої характеристики і обробляється по своєму. Усього в EXCEL існують такі типи даних: текстовий, використо- вуваний для оформлення таблиць; числовий, використовуваний для розрахунків; дата, використовуваний для інформації про дати; час, використовуваний для інформації про час. Дані типу дата і час можуть використовуватися в розрахунках.

Текст - це будь-яка комбінація букв, цифр, символів і пробілів. Текст завжди однаково відображається у комірці і у рядку формул. Якщо уведений текст не міститься в комірці, то потрібно розширити стовпець, перетягнувши лівою кнопкою миші праву розділову лінію в заголовку стовпця або зробив- ши по ній подвійне клацання. Широкий текст можна ввести в комірку у кілька рядків. Для переведення курсору на рядок униз потрібно нажати клавіші ALT + Enter або провести форматування комірки з переносом за словами. Підбор висоти рядка виконується аналогічно підбору ширини стовпця, при цьому використовується нижня розділова лінія в заголовку рядка. За замов- чуванням текст вирівнюється по лівому краю комірки. Іноді виникає потреба працювати із числами як з текстом. У цьому випадку потрібно попередньо провести форматування комірки як текстової. Для цього використовується команда Головна Число Число Текстовий. Якщо число відформатоване як текст, то його не можна використати в обчисленнях. Числа в Excel можуть складатися із цифр і символів: +, -, /, крапка, кома, (), $, %. Зазвичай із сим- волів використовуються тільки мінус і кома. Використання інших символів замінюється відповідним форматуванням. За замовчуванням числа вирівню- ються по правій границі. Числа не завжди однаково відображаються в комір- ці і у рядку формул. Дані в Excel можуть бути представлені в різних форматах, представлених у закладці Число вікна «Формат комірок». До числових форматів відносяться: загальний, числовий, грошовий, фінансовий, процентний, дробовий і експонентний. Величина числа при розрахунках не залежить від прийнятого формату. Істинне значення числа відображається в рядку формул. В комірці відображається значення числа відповідно заданому формату. Формат загальний задається для всіх комірок за замовчуванням. Це формат, при якому числа відображаються в числовому форматі, а текст - у текс- товому. При відображенні чисел кількість знаків після коми встановлюється в режимі авто, тобто незначущі нулі не відображаються. Відображення таких чисел в комірці і у рядку формул збігається. У числовому форматі числа ві- дображаються як десяткові із заданою кількістю цифр після коми. У цьому випадку відображення числа в рядку формул і у комірці можуть не збігатися. Крім числа знаків після коми можна встановлювати роздільник розрядів і вид відображення від’ємних чисел. Формат грошовий відображає число із зада- ною кількістю знаків після коми із вказівкою грошової одиниці (гривня, до- лар, рубль та ін.). Від’ємні числа також можна відображати знаком мінус або червоним кольором. Формат фінансовий відрізняється від грошового формату можливістю вирівнювання тільки по правому краю. У цьому форматі від’ємні числа виділяються тільки знаком мінус. У процентному форматі число множиться на 100 і відображається на екрані зі знаком відсотка. Число знаків після коми задається. При використанні цього формату необхідно спо- чатку виконати форматування комірки, а потім вводити у неї число. Експонентний формат відображає число в експонентній формі, тобто як мантису, помножену на 10 у відповідному ступені. Дробовий формат використовується для відображення чисел у вигляді звичайних або змішаних дробів. Можна відображати їх у вигляді простих (змішаних) дробів із заданою кількістю цифр у чисельнику і знаменнику або у вигляді часток.

При введенні чисел потрібно дотримуватися наступних правил:

• • для дробових чисел комірка форматується по дробовому формату. Для цього використовується команда Формат Формат осередку Число Дробовий;
  • для чисел у десятковій формі використовується тільки кома. Якщо ввести крапку, то число буде сприйматися як дата.

Excel працює з датами і часом як із числами. Дату він автоматично перетворює у ціле число, що відповідає кількості днів між 1 січня 1900 року і введеною датою. Час визначається як частка відрізка часу між 0 годин і пото- чним часом від тривалості доби. Дата і час можуть відображатися в різних форматах. Список припустимих форматів перебуває у вікні Формат комірок/  Дата або  Час. За замовчуванням  вирівнювання  відбувається  по   правому краю. При введенні дат в якості роздільника використовуються крапка або символ розподілу (/). При введенні часу в якості роздільника використовується двокрапка.