Тема уроку 5.60 : «Керування бухгалтерськими підсумками»
Тема 5. Автоматизована обробка облікової інформації за допомогою програм «1С: Підприємство» .
Тема уроку 5.60 : «Керування бухгалтерськими підсумками»
План лекції
1. Бухгалтерські підсумки, управління у програмі «1С:Підприємство»
2. Інтервал виведення підсумків
3. Як розрахувати бухгалтерські підсумки в «1С:Підприємство»
1. Бухгалтерські підсумки, управління у програмі «1С:Підприємство»
Багато тих, хто працює з «1С:Бухгалтерією», достатньо довго бачили повідомлення, подібне до наведеного на мал. 1. Звичайно, можна просто дослухатися до поради програми і не згадувати більше про це. Однак для того, щоб упевнено застосовувати складний інструмент, справжній фахівець повинен знати його будову. Сьогодні ми поговоримо про управління підсумками. Знання роботи цього механізму дозволить уникнути появи прикрих помилок на деяких ділянках обліку, де склад і суми бухгалтерських проведень (рухів регістрів) залежать від поточного стану підсумків. Яскравий приклад такої ділянки — податковий облік в «1С:Бухгалтерії для України».
Давайте пригадаємо, як організовано зберігання підсумкових даних у програмах системи «1С:Підприємство 7.7». До неї входять три основні компоненти:
- «Оперативний облік»,
- «Бухгалтерський облік»,
- «Розрахунок».
Завдання накопичення та зберігання даних для ведення обліку вирішуються в основному за допомогою перших двох компонентів. Для цього вони містять спеціальні механізми:
- регістри в «Оперативному обліку»;
- бухгалтерські підсумки у «Бухгалтерському обліку».
Зміна підсумків у кожному випадку здійснюється документами, наприклад прибутковою накладною. У момент проведення документ впливає на бухгалтерські підсумки через механізм бухгалтерських проведень, а на регістри — за допомогою рухів регістра. В обох випадках підсумки автоматично підтримуються в актуальному стані. Який саме з механізмів використовується документом, — визначає розробник конфігурації. У складних облікових системах, наприклад таких, як «Комплексная конфигурация», один документ може «рухати» регістри і виконувати бухгалтерські проведення.
Документи, що вводяться до програми, часто використовують вже наявну облікову інформацію. Наприклад, видаткова накладна повинна списати тільки ті товари, які значаться на складі. У разі коли всі документи вводяться акуратно і вчасно, проблем не виникає, оскільки у момент введення кожного документа відомі «чесні» залишки товару.
Проте що робити, якщо якийсь документ треба ввести або змінити на «позавчора»? А якщо такий документ стосується минулого кварталу? Щоб відповісти на це запитання, треба розуміти, як працюють обидва механізми.
Бухгалтерський облік
На відміну від оперативного обліку, основний обліковий механізм «1С:Бухгалтерії» має чітко задану структуру. Він визначається одним або кількома планами рахунків та настроєною аналітикою у вигляді субконто.
Система бухгалтерських підсумків підтримує їх в актуальному стані за будь-яких змін у проведеннях бухгалтерських операцій. Дані цих підсумків використовуються всіма звітами «1С:Бухгалтерії». Період, за який складаються звіти, може бути довільним «у певних межах». У режимі Управление бухгалтерскими итогами якраз і задається «певна межа» — період, до якого програма розраховує та підтримує актуальні підсумки (сіра стрілка на мал. 2).
Режим управління бухгалтерськими підсумками дозволяє змінити період розрахованих підсумків. Найчастіше це означає перехід встановлення розрахунку на наступний квартал. Якщо до настроювань валютного, аналітичного або кількісного обліку в плані рахунків вносилися зміни, а також після перебоїв у роботі програми, які могли порушити підсумки, треба виконати повний перерахунок підсумків. У цьому разі програма заново розрахує підсумки «від Різдва Христового», що може протривати досить довго.
2. Інтервал виведення підсумків
Побудова кожного стандартного звіту починається з установлення діапазону дат, за який цей звіт буде виведено. У «1С:Бухгалтерії» можна вказати загальний для всіх звітів інтервал побудови, що застосовуватиметься за умовчанням. Доцільно встановити поточний місяць або квартал. Цей інтервал можна з часом змінити для кожного звіту окремо.
Для встановлення діапазону виведення підсумків виберіть у головному меню команду «
Сервис → Параметры». У вікні «Настройка параметров системы», що відкрилося, перейдіть на закладку «Бухгалтерские итоги» (рис. 3) Структура полів цієї закладки зрозуміла з рисунка. Поля заповнюють зліва направо.
У першому зверху полі виводиться поточний період підбиття підсумків. Перемикачі в лівій частині вікна дозволяють установити квартал, місяць, день або довільний інтервал виведення підсумків (тоді «1С:Бухгалтерія» використовуватиме тимчасовий набір підсумків). Середній вертикальний ряд полів дозволяє вибрати конкретний квартал, місяць або день. Для встановлення інтервалу передбачено два поля вибору дат. Ті поля введення, в яких можна вказувати день, мають кнопки виклику календаря. Крайній правий ряд полів дозволяє застерегти, що дані у звітах мають виводитися наростаючим підсумком з початку: року, кварталу або місяця відповідно.
Якщо клацнути мишею по кнопці «Применить», установлений інтервал виведення підсумків стане активним, але вікно не закриється. На рис. 3 (див. с. 20) ця кнопка не активна, оскільки інтервал виведення звітів не змінювався. Кнопка «ОК» закриває вікно з прийняттям змін, а кнопка «Отменить» — без прийняття.
Ось, власне кажучи, і вся премудрість управління бухгалтерськими підсумками. Упевнені, що тепер «1С:Бухгалтерія» не турбуватиме вас своїми попередженнями про те, що підсумки не розраховано.
3. Як розрахувати бухгалтерські підсумки в «1С:Підприємство»
При наявності в програмі «1С: Підприємство» розділу «Бухгалтерський облік», дана система автоматично повинна реалізувати спеціальний механізм для роботи із значеннями бухгалтерських підсумків. Цей механізм повинен забезпечувати зберігання, динамічний перерахунок бухгалтерських підсумків, а також їх вилучення за допомогою засобів вбудованого мови.
Інструкція
- Відкрийте програму монопольно. Далі виберіть вкладку «Операції» і в новому вікні — «Управління бухгалтерськими підсумками». Після цього встановіть розрахунок. Справа в тому, що зміна значень бухгалтерських підсумків може бути зроблено тільки за допомогою управління проводками бухгалтерських операцій. При цьому зберігання підсумків буде підтримуватися системою зі стандартною деталізацією до місяця. Крім цього в підсумках повинні зберігатися обороти і залишки по рахунках з певною деталізацією за механізмом субконто, а також сума оборотів між рахунками (у цьому випадку без наявності деталізації по субконто).
- Зверніться до бухгалтерських підсумками за допомогою спеціального об’єкта у вигляді «Бухгалтерських Підсумків». Об’єкт може функціонувати в трьох разнлічних режимах: робота з усіма основними бухгалтерськими підсумками, робота в системі запиту і з тимчасовими підсумками. При цьому об’єкт «Бухгалтерські Підсумки» при використанні функції «Створити Об’єкт» працюватиме в першому режимі. А ось перемикання в наступні режими можна проводити за допомогою наступних функцій: «Розрахувати» і «Виконати Запит». У свою чергу функції під назвою «Використовувати План Рахунків» або «Використовувати Роздільник Обліку» дозволять вам призначити план рахунків, по яких будуть розраховані підсумки.
- Можете використовувати й інший спосіб розрахунку. Для цього відкрийте вкладку «Сервіс», а після цього виберіть розділ «Параметри». Потім встановіть видимість журналів операцій. Після цього знайдіть у панелі інструментів «Операції» і виберіть розділ «Розрахунок бухгалтерських підсумків». Далі просто встановіть необхідний вам квартал, за який вам потрібно визначити підсумки.
- Скористайтеся методом розрахунку «Актуальність». Він може встановлювати або скидати ознака актуальності значень тимчасових підсумків. Також цей спосіб дозволяє сформувати підтримку для тимчасового розрахунку підсумкових величин в актуальному стані. Таким чином, при установці по об’єкту «Бухгалтерські Підсумки» певної ознаки підтримки, в ньому буде відображатися зміна в підсумках, що виконується операціями. Дану можливість необхідно використовувати лише в конкретних випадках, наприклад, для оптимізації якихось великих регламентних розрахунків.
1) Ознайомитись с лекцією
2) Зробити опорний конспект
