Тема уроку 5.41: «Облік грошових коштів»
ТЕМА 5. АВТОМАТИЗОВАНА ОБРОБКА ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ ЗА ДОПОМОГОЮ ПРОГРАМ «1С: ПІДПРИЄМСТВО» .
Тема уроку 5.41: «Облік грошових коштів»
План лекції
1. Організація процесу автоматизованого обліку руху грошових коштів та розрахункових операцій
- Автоматизація обліку готівкових коштів та готівкових розрахунків
1. Організація процесу автоматизованого обліку руху грошових коштів та розрахункових операцій
За допомогою АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів та розрахункових операцій вирішують такі завдання:
- документальне оформлення та облік грошових коштів в касі у національній валюті;
- документальне оформлення та облік грошових коштів у касі в іноземних валютах у розрізі окремих видів (кодів) валют;
- документування фактів руху грошових коштів на поточних рахунках в установах банків;
- опрацювання інформації з виписок банку, облік операцій на поточних рахунках;
- облік операцій на валютних рахунках, обчислення та облік курсових різниць;
- аналітичний та синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами.
Паралельно у цьому ж режимі вирішується завдання з організації аналітичного і синтетичного обліку розрахунків підприємства з: постачальниками за отримані цінності; фінансовими та податковими органами; за обов'язковими податками, зборами і платежами; депонентами; різними дебіторами і кредиторами та інших фактів розрахункових дій.
Розподіл функцій між окремими АРМ або працівниками залежить від кількості здійснюваних операцій, організаційної структури бухгалтерії та кількості використовуваних персональних комп’ютерів.
Найбільш доцільно створювати АРМ мережеві, які б охоплювали:
-
- АРМ бухгалтера-касира;
- АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів та розрахункових операцій;
Основними принципами організації автоматизованого обліку готівки та готівкових розрахунків є:
- дотримання законодавчих вимог у сфері готівкового обігу;
- оформлення руху коштів належними документами, обліковими регістрами та звітами;
- відображення належним чином операцій в обліку.
Загальні принципи ведення готівкового обліку в електронній формі регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637. Порядок оформлення касових операцій викладено у п. 3 даного положення, який регламентує, що реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. Порядок ведення касової книги й обов’язки касира зазначені у п. 4 вищенаведеного положення. Зокрема, згідно п. 4.4 підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів підприємства можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів.
Загальний алгоритм проведення операцій з готівкою в електронній формі такий:
1) Бухгалтер оформляє та друкує касові ордери, реєструє їх в інформаційній базі, передає на підпис керівнику та головному бухгалтеру або особі, яка наказом по підприємству уповноважена підписувати такі документи, а далі касирові для виконання.
2) Касир перевіряє правильність заповнення документів, наявність дозвільних підписів (керівника, головного бухгалтера) та приймає або видає готівку. У видатковому ордері одержувач особисто літерами заповнює отриману суму в графі «Одержав» і засвідчує її отримання своїм підписом. Касир підписує ордер після отримання або видачі грошей. Якщо виплата відбувається за дорученням, — у графі «Видати» після прізвища одержувача зазначається прізвище довіреного одержувача і належно оформлена довіреність додається до решти супровідних документів ордера.
- Касир вносить записи за операціями отримання/видачі готівки до касової книги до настання наступного робочого дня (у конфігурації цьому відповідає проведення документа, документи з таким статусом потраплять до звіту «Касова книга»).
- Наприкінці дня касир зводить усі касові документи, у разі автоматизованого обліку друкує вкладний лист касової книги (у двох примірниках — перший зберігається у касовій книзі, другий — «Звіт касира»
- зшивається з касами та додатками) і передає звіт касира з документами за день до бухгалтерії під розпис у касовій книзі.
Для узагальнення інформації про наявність і рух готівкових коштів використовується активний рахунок 30 «Готівка» з двома субрахунками рахунка 301 «Готівка в національній валюті» та 302 «Готівка в іноземній валюті». У деяких випадках підприємства зобов’язані мати кілька кас, наприклад, підприємство має відокремлені підрозділи, що здійснюють операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та розташовані окремо від юридичної особи або ж підприємство здійснює облік готівки за декількома валютами одночасно. У таких випадках формуються додаткові субрахунки третього порядку (наприклад «Готівка в USD», «Готівка в RUR», «Готівка в EUR»).
Операції і розрахунки з готівкою в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків і паралельно у гривнях з урахуванням вимог П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». При цьому сума автоматично перераховується (з урахуванням вказаних у довіднику «Валюти» програми курсів валют) у гривні за валютним курсом на день здійснення операції і на дату балансу з відображенням курсових різниць. Основна валюта встановлюється у меню «Підприємство» — «Настройка параметрів обліку».
Для аналітичного обліку грошових коштів у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8» передбачений довідник «Статті руху грошових коштів», де перелік аналітичних об’єктів користувач може формувати сам. Ще одним допоміжним довідником для обліку готівки є «Призначення готівкових коштів». Даний довідник застосовується при заповненні у ордері значення реквізиту «Призначення ГК». Він використовується для формування інформації про цільове призначення коштів у звіті «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових ордерів».
Як вже зазначалося готівкові операції оформляються прибутковими або видатковими касовими ордерами відповідно «Прибутковий касовий ордер» чи «Видатковий касовий ордер» з меню «Каса». У конфігурації кожна операція оформляється окремим документом, завжди контролюється залишок коштів, а документи мають кілька схем операцій. У кожного з касових документів свій порядковий номер (за прибутковими і видатковими ордерами нумерація окрема) (рис 1).
Рис1. Діалогове вікно заповнення шапки документів обліку готівки
Вибір виду операції у даних документах з аналітичної таблиці «Вибір виду операції документа» впливає на зовнішній вигляд екранної форми і схему проведення документа. Операції ж, що не знайшли відображення в аналітичній таблиці проводяться за схемою або «інше надходження грошових коштів», або «інше витрачання грошових коштів».
Зупинимось детальніше на особливостях заповнення прибуткових ордерів залежно від виду операцій:
Приймання роздрібної торгової виручки. При прийманні виручки зі складу виду «Неавтоматизована торгівельна точка» (НТТ) оформлення залежить від налаштувань облікової політики по підприємству (облік товарів у роздрібній торгівлі здійснюється за цінами продажу чи за цінами придбання). Така схема передбачає сумовий облік. Звіт про продаж за номенклатурою у цьому випадку не ведеться, а продажі реєструються тільки прибутковими касовими ордерами. У табличній частині екранної форми регламентовано схему реалізації, рахунок ПДВ, податкове призначення.
При прийманні виручки зі складу типу «Роздрібний» (або «Автоматизована торгівельна точка» - АТТ) змінюється форма таблиці. Дана схема обліку передбачає щоденне внесення звіту про продаж за номенклатурою, який і формує проведення (з дебетом 301), а касовий ордер створюється тільки для реєстрації і проведень не формує.
Оплата від покупця. Дана підсистема обліку коштів у системі пов’язана з підсистемою розрахунків із контрагентами, тому при отриманні оплати проводиться деталізація за договорами, при цьому можна вивести їх у список (кнопка «Список» на верхній панелі документа). У разі оплати за кількома договорами суму платежу можна розбити за ними (розрахунковими документами).
У податковому обліку при проведенні таких касових ордерів формуються рухи у регістрі «Продажі податковий облік», якщо ж продавець є платником ПДВ у регістрі — «Очікуваний і підтверджений ПДВ продажів». Повернення грошей від підзвітної особи призначене для оформлення повернення залишку невитрачених підзвітних коштів до каси підприємства.
Тут заповнюються тільки прізвище працівника і сума.
Інше надходження коштів. При оформленні іншого грошового надходження кореспондуючий рахунок зазначається вручну. Такою ж операцією вноситься початковий залишок за касою.
Зупинимось детальніше на особливостях заповнення видаткових ордерів залежно від виду операцій:
Видача грошових коштів під звіт. Частина необхідних при друкуванні даних заповнюється вручну, автоматично підставляється тільки прізвище працівника у гр. «Підзвітна особа». Кореспондуючі рахунки можуть вказуватися теж вручну.
Повернення грошових коштів покупцю. У разі проведення розрахунків з контрагентами за касовими ордерами документ містить усі реквізити розрахунків з контрагентами, необхідні для формування проведень. При проведенні документа за операціями з покупцями формуються записи у регістрі накопичення «Продажі податковий облік».
Виплата зарплати (працівникові або за відомістю). Виплата грошей із каси може здійснюватися за платіжною відомістю. У цьому разі виписується один прибутковий ордер на всю суму виплат. Тоді у програмі треба послатися на платіжну відомість, що вже є в інформаційній базі. Ордер виписується і реєструється після закінчення терміну виплат за цією відомістю. Якщо на підприємстві виплачується заробітна плата кожному працівникові окремим ордером, а не за відомістю, то сформувати відразу всі ордери з видом операції «Виплата заробітної плати працівнику» можна автоматично за допомогою обробки «Виплата заробітної плати касовими ордерами». У результаті буде сформовано весь пакет документів
«Видатковий касовий ордер». Проте, для цього у базі теж повинен бути сформований документ «Зарплата до виплати». Кнопка «Перейти» спричинює обробку, що формує касові ордери, номери яких відобразяться в інформаційному рядку в екранній формі документа. При обробці відомості за допомогою кнопки «Замінити позначку» можна внести значення
«Виплачено» і «Задепоновано». Програма перевіряє, чи сформовані вже за цією відомістю ордери, і якщо такі є, вони автоматично відображаються в інформаційному рядку.
Внесок готівкою до банку, інкасація грошових коштів. Дане меню використовується при здачі готівки в банк. В цьому випадку в ордері у графі «Видати» зазначається «Здано до банку через … (прізвище особи, яка здаватиме гроші)». Якщо готівка здається до банку через службу інкасації, оформлення здійснюється так само, але вказується рахунок 333 «Грошові кошти у дорозі в національній валюті» (334 «Грошові кошти у дорозі в іноземній валюті» — для валюти). Підтвердженням здачі готівки до банку є квитанція до оголошення на внесок готівкою до банку.
Як у прибутковому, так і видатковому касових ордерах на закладці
«Друк» зазначаються додаткові реквізити для формування друкованої форми (рис.2).
Рис. 2. Діалогове вікно заповнення документа «Прибутковий касовий ордер»
Оформлені касові ордери реєструються у журналі операцій записуються у касову книгу після завершення операції.
Основним звітним документом з обліку готівкових коштів є «Касова книга» – меню «Каса»
Рис..3. Діалогове вікно заповнення звіту «Касова книга»
Дана обробка забезпечує візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом відтворюють форму та зміст касової книги в паперовій формі. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі робляться до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містять всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року. У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік. Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у
«Вкладному аркуші касової книги». «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.
Ще одним звітним документом є «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів», що формується через меню «Каса», звіт
«Касова книга», вид звіту — «Журнал прибуткових та видаткових ордерів» окремо за організаціями, за вказаний період, тільки за проведеними документами (рис.4).
Рис. 4. Діалогове вікно заповнення звіту «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»
-
- АРМ головного бухгалтера.
За цих умов між АРМ забезпечується обмін інформацією, вико- ристовується загальна інформаційна база. При цьому на АРМ головного бухгалтера переважно здійснюють лише перегляд інформації з метою контролю і прийняття управлінських рішень, формуються різноманітні довідкові дані, можуть отримуватись окремі документи щодо залишків коштів, оборотів за рахунками 30, 31, стану розрахунків за окремими їх видами.
1. Опрацювати конспект лекції
2. Для більш детального розуміння переглянути наступне відео https://www.youtube.com/watch?v=2vcK2O5Xzl0
2. Зробити конспект у зошит
3. Дати відповіді на наступні запитання:
- Основні поняття про бухгалтерську програму.
- Можливості програми 1C: Бухгалтерія.
- Запуск програми, основні принципи роботи з головним меню програми.
4. Фото конспекту відправити на електронну пошту Galitskaya_Taxa1994@ukr.net
