Тема уроку 5.23: «Введення, редагування, збереження документів»
Тема 5. АВТОМАТИЗОВАНА ОБРОБКА ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ ЗА ДОПОМОГОЮ ПРОГРАМ «1С: ПІДПРИЄМСТВО» .
Тема уроку 5.23: «Введення, редагування, збереження документів»
План лекції
1. Введення і редагування документів
2. Дії із збереженим документом
1. Введення і редагування документів
Найпростіший спосіб ввести новий документ – відкрити меню «Документы» і в ньому вибрати потрібний тип документа (наприклад, «Документы–Приход-Приходная накладная_»). В результаті відкривається діалогове вікно для введення реквізитів нового документа (наприклад, якщо вибрати прибуткову накладну, це вікно матиме вигляд, як на рис. 1, але реквізити, в ньому ще не будуть заповнені).
Можна піти і іншим шляхом, заздалегідь відкривши журнал документів,
відповідний типу потрібного документа. Якщо відомо, який це журнал (наприклад, прибуткові накладні зберігаються в журналі, який так і називається,
- «Приходные накладные_»), то його можна відкрити через меню «Журналы» а потім командою «Новый» в меню «Действия» відкрити діалогове вікно для введення реквізитів нового документа (якщо в цьому журналі може зберігатися лише один вид документів), або перелік документів цього журналу для вибору виду документа. Якщо невідомо, до якого журналу відноситься потрі- бний документ, то командою «Полный журнал» можна відкрити повний жур- нал документів, в якому по команді «Новый» для вибору відкриється список всіх документів конфігурації. Виділивши мишею потрібний документ, слід клацнути на кнопці «ОК» внаслідок чого відкривається діалогове вікно для введення реквізитів нового документа.
У вікні нового документа, що відкрилося, вже будуть заповнений номер і дата, відповідна робочій даті, встановленій в режимі «Сервис Параметры Общие». Якщо заздалегідь були введені значення констант, підставлювані за умовчанням, то такі поля теж будуть заповнені в новому документі, наприклад, ставу ПДВ, основний розрахунковий рахунок, основне місце зберігання ТМЦ, статті Вд/вр (валового доходу, валових витрат) за умовчанням, матеріально-відповідальні особи і так далі
У загальному випадку користувач може відредагувати номер документа, запропонований за умовчанням, але система проконтролює його унікальність; як правило, унікальність номерів підтримується в межах року. Дату докумен- та також можна змінити. Реквізити шапки документа заповнюються відповід- ними по сенсу значеннями - або вибором з довідників або перерахувань, або заповненням з клавіатури. Для заповнення табличної частини використову- ються ті ж прийоми, але з деякими особливостями. Перший рядок табличної частини вводиться автоматично при переході в табличну частину, при цьому поточний осередок рядка автоматично перемикається в режим редагування. Натиснення клавіші Enter після заповнення необхідного значення реквізиту вимикає режим редагування поточного осередку і переводить курсор в насту- пний осередок. Коли значення введене в останній осередок рядка, натиснення клавіші Enter вимикає режим редагування рядка. Тобто, якщо весь осередок даних виділений темним кольором (наприклад, на рис. 1 виділена назва
«Крем для лица_»), то це режим проглядання даних. Для редагування потріб- но клацнути двічі мишею по цьому осередку або натиснути клавішу Enter, при це темним кольором стане виділена частина осередку, де записані дані, а якщо дані вносяться вибором з довідника або перерахування, то з'явиться кнопка вибору. У цьому режимі можна редагувати дані.
На панелі інструментів документа винесені піктограми швидкого викли- ку часто використовуваних дій, повне меню можливих дій над реквізитами документа можна побачити, відкривши меню «Действия» Для введення в табличну частину нового рядка слід вибрати команду «Новая строка» меню «Действия» або натиснути клавішу Ins. Для коректування реквізиту табличної частини слід клавішами або мишею вибрати потрібний осередок, і двічі клацнути мишею або натиснути клавішу Enter. Осередок перемкнеться в ре- жим редагування, тоді можна буде змінити значення, що міститься в ній. Для закінчення редагування осередку слід знову натиснути клавішу Enter. Видалити рядок табличної частини можна клавішею Del або командою «Удалить строку» меню «Действия_»
Новий рядок так само можна ввести копіюванням існуючого рядка цього документа. Для цього потрібно вибрати (виділити клацанням миші) рядок, який служитиме зразком, і натиснути клавішу F9 або команду «Копировать строку» меню «Действия» Новий рядок за умовчанням додається в кінець, але існує можливість додати рядок в певне місце табличної частини. Для цього потрібно виділити той рядок, перед яким Ви хочете вставити нову і вибрати команду «Вставить строку» меню «Действия» Новому рядку буде привла- снений номер рядка, який був виділений перед цим, а після закінчення вве- дення вона переміститься на відповідне місце. Якщо в табличній частині де- кілька рядків, то їх можна поміняти місцями, використовуючи команди «Переместить вверх/Переместить вниз» і «Сортировать по возраста- нию/Сортировать по убыванию» меню «Действия» У останньому випадку рядки будуть відсортовані за значенням виділеної колонки.Вікно документа може містити закладки. Такі елементи, що управляють, використовуються у вікнах тих документів, формою або правилами обробки яких
передбачена велика кількість редагованої інформації. В цьому випадку всі редаговані реквізити згруповані на разных «страницах» між якими можна перемикатися, клацнувши мишею ту або іншу закладку (рис. 1).
Рис. 1
Після того, як всі реквізити заповнені, слід натиснути кнопку «ОК» для збереження документа і формування по ньому операції. На екрані з'явиться питання «Провести документ?» Якщо відповісти Да» документ буде збережений і по ньому будуть зроблені проводки, якщо відповісти «Нет» документ запишеться, але проводки не формуються.
Якщо замість кнопки «ОК» натиснути «Закрыть» то на екрані з'явиться питання «Сохранить документ?» Якщо відповісти «Да» то пізніше за нього можна буде знайти в журналі документів, і, можливо, внести які або правки, якщо ж відповісти «Нет» то документ не буде записаний в базу даних і зник- не з екрану. Якщо натиснути кнопку «Отмена» то можна знову повернутися у вікно документа.
При проведенні документа, якщо це задано в конфігурації, відбувається перевірка на заповнення форми діалогу, правильність заданих значень для реквізитів, контроль залишків по грошових і товарних рахунках і так далі У разі неправильного введення документ не буде проведений і обов'язково з'являтимуться відповідні повідомлення. Алгоритм, що визначає склад проводок, що формуються документом, теж визначається в конфігурації. В про- цесі проведення відбувається запис проводок і віддзеркалення їх в бухгалтерських підсумках. При відмові від проведення документа стан бухгалтерських підсумків не змінюється і проводки не формуються. У конфігурації заданий контроль за відповідністю даних документа і проводок, сформованих їм. Як- що Ви змінили реквізит документа і не підтверджуєте перепроведение документа, то документ не збереже, введені зміни. Також не можна змінити проводки операції, сформованої документом, не міняючи самого документа.
2. Дії із збереженим документом
Після проведення документа в меню «Действия» стануть активними пункти «Открыть операцию» і «Проводки операции» а також «Перейти в журнал операций» і «Перейти в журнал проводок» По перших двох діях відкриється або вікно операції, сформованої цим документом, або тільки перелік проводок цієї операції. По останніх двох діях відкривається вікно з журналом операцій (або дріт) з курсором, встановленим на операцію (першу проводку) цього документа. Для того, щоб видалити проводки, сформовані документом, досить знайти цей документ в журналі і вибрати пункт «Сделать документ не проведенным» меню «Действия» а щоб відредагувати операцію, сформовану документом, потрібно відкрити документ, змінити значення його реквізитів і знову провести документ. Звернете увагу, що проведений доку- мент можна відкрити, відредагувати майже всі реквізити і потім перепровес- ти його, натиснувши кнопку «ОК» для отримання нових проводок. Але дату документа можна поміняти тільки у непроведеного документа, тобто для то- го, щоб змінити дату проведеного документа, потрібно спочатку виділити йо- го в журналі і вибрати в меню «Действия» команду «Сделать непроведенным» і як тільки після цього його можна відкрити, відредагувати дату і про- вести наново.
На цьому ми завершуємо сьогоднішнє заняття з тим, що б наступного разу розглянути основні особливості і прийоми роботи з журналами документів, а потім переходити до особливостей обліку окремих господарських операцій в програмі «1С:Бухгалтерия 7.7 для Украины_»
1) Ознайомитись з лекцією
2) Зробити опорний конспект
3) Виконану роботу надіслати на пошту Galitskaya_Taxa1994@ukr.ne
