A A A K K K
для людей з порушеннями зору
Волноваське професійно-технічне училище

Тема уроку 3.2: «Уніфікація та стандартизація документів. Вимоги, що стосуються складання і формування документів. Зберігання та здача в  архів»

Дата: 31.03.2022 21:08
Кількість переглядів: 204

ТЕМА 3. ДОКУМЕНТАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

Тема уроку 3.2: «Уніфікація та стандартизація документів. Вимоги, що стосуються складання і формування документів. Зберігання та здача в  архів»

План лекції

1. Уніфікація та стандартизація документів

2. Основні вимоги до складання та оформлення службових документів

3. Зберігання та здача в  архів

  1. Уніфікація та стандартизація документів

Методами вдосконалення бухгалтерських документів є стандартизація та уніфікація.

Під стандартизацією документів розуміють створення бланків однотипних документів, однакових за розміром і форматом, найбільш зручних у використанні. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами заощаджує папір і полегшує збереження документів в архіві.

Під уніфікацією документів розуміють створення єдиних зразків (типових) бланків документів для оформлення однорідних господарських операцій, які застосовуються незалежно від виду діяльності та форм власності.

Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків і вимагає менших витрат праці на їх обробку.

 

  1. Основні вимоги до складання та оформлення службових документів

Для прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа.

Крім того, публікація знайомить із примірним переліком документів, що підлягають затвердженню, й документів, на яких ставиться гербова печатка. Також роз’яснюється, як оформляється реквізит «Адресат», виготовляються копії, оформляються додатки до документів.

Для складання службових документів в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складати документи на папері довільного формату не дозволяється.

Зазвичай усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, з обов’язковим додержанням таких правил:

  • встановлюється два види бланків — бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
  • бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
  • бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 20 мм, верхній — не менш як 10 мм, правий і нижній — не менш як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Оформлення документа

Складений документ мусить бути належним чином оформлений. Він повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення:

  • найменування установи — автора документа;
  • назву виду документа (не зазначається в листах);
  • дату;
  • індекс;
  • заголовок до тексту;
  • текст;
  • підпис;
  • візи;
  • позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Звернути увагу. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 року № 493/92 заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 мм) для запису про державну реєстрацію.

Звернути увагу. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається лише тоді, коли воно офіційно зафіксоване в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується відразу за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок мусить граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення комісії, установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі порушено кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню:

  • датою документа є дата його підписання;
  • для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його ухвалення;
  • для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2007 року слід писати: 23.05.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2007 року слід писати: 03.08.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2007 року.

Дату на документі проставляє особа, яка підписує або затверджує його.

Звернути увагу. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний вицвітати.

Засвідчення документа

Засвідчуються документи підписанням, затвердженням та проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

 

Зберігання та здача в  архів

 

Хто відповідає за зберігання документів?

Підприємство повинне самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів бухобліку. Згідно з п. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом установленого законодавством строку несе власник або керівник підприємства.
У п. 6.7 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), сказано, що зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Якщо на підприємстві немає головного бухгалтера, то ці обов'язки можна покласти на бухгалтера або іншого працівника, який відповідає за ведення бухобліку. При організації документообігу на підприємстві слід визначити осіб, які відповідатимуть за створення, перевірку, обробку і здачу документів до архіву.

Де слід зберігати документи?

Про порядок зберігання документів сказано в п. 6.2 Положення № 88. Так, первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.
Електронні первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність зберігаються на електронних носіях у тій формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність.

Як організувати зберігання документів на підприємстві?

Для організації зберігання документів необхідно скласти номенклатуру справ, яка розробляється відповідно до п. 1 розд. IV Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Номенклатура потрібна для того, щоб установити єдиний порядок формування справ (незалежно від носія інформації), забезпечити їх облік, оперативний пошук документів за змістом і видами, визначити строки зберігання справ. Номенклатура є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Ось основні правила формування справ (п. 2 розд. IV Правил № 1000/5):
• поміщати у справи можна тільки виконані документи – чітко відповідно до заголовків справ;
• документи за календарний рік можуть бути згруповані в одну справу;
• у справи слід поміщати тільки оригінали документів (за їх відсутності – завірені в установленому порядку копії);
• у справи завжди включаються документи з одного питання або за групою споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс;

• документи з різними строками зберігання формуються в різні справи;

• не можна включати до складу справ: чернетки, особисті документи та документи, які підлягають поверненню (наприклад, другий примірник акта приймання-передачі).
Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки з клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, які закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси і заголовки за номенклатурою справ.
Документи з моменту створення або надходження і до передачі до архіву підприємства зберігаються за місцем формування справ (наприклад, кадрові документи – у відділі кадрів, облікові – у бухгалтерії).

Які встановлено строки зберігання документів?

Яка передбачена відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів?

Який порядок передачі документів до архіву підприємства?

Який порядок знищення документів?

Процедура знищення документів складається з декількох етапів.

Етап 1. Складається акт про вилучення і знищення документів.

Знищувати документи без проведення експертизи їх цінності – заборонено (п. 2.13 Переліку № 578). Тільки документи, які згідно з висновком комісії можуть бути знищені, включаються до акта про вилучення і знищення документів. Акт складається у двох примірниках, за формою додатка 15 до Правил № 1000/5. До акта можна включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Наприклад, справа зі строком зберігання 3 роки, закінчена діловодством у 2016 році, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2020 року.

Етап 2. Акт про вилучення і знищення документів, затверджений експертною комісією підприємства, передається на розгляд експертно-перевірочної комісії держархівної установи (п. 4 розд. 3 Правил № 1000/5).

Етап 3. Узгоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство має право знищити документи.

Етап 4. Справи, відібрані для знищення, можуть передаватися організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їх вага і номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів для знищення.

Якщо до акта про вилучення для знищення документів включені документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються на підприємстві, ці документи можуть знищуватися шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання і відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів експертної комісії.
На думку Держкомархіву, при незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка (лист від 12.01.01 р. № 05-26).

Бухгалтерська обробка прийнятих до виконання документів здійснюється з використанням наступних прийомів:

  1. Групування документів – об'єднання однорідних за змістом первинних документів в накопичувані та групувальні відомості з визначенням загального підсумку за кожною групою з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку;
  2. Розцінка (таксування) документів полягає у наведенні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий. Розцінка здійснюється шляхом наведення у документі ціни; таксування здійснюється шляхом множення натурального показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (накладні-вимоги, лімітно-забірні картки тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники.
  3. Контирування (проведення) – процес визначення (розмітки) кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа. У переважній більшості контирування здійснюють на чистих берегах первинного документа, а потім узагальнюють за кожною однорідною групою на першому документі або шляхом заповнення меморіального ордера. На бланках окремих документів (касові ордери, авансові звіти) для зазначення кореспонденції рахунків відведені окремі графи.

Оформлені належним чином первинні документи використовують для подальшого відображення господарських операцій в регістрах синтетичного та аналітичного обліку. На цьому робота з первинними документами закінчується.

Первинні документи після їхньої остаточної обробки та складання річної бухгалтерської звітності підлягають передачі в архів.

Розрізняють поточні та постійні архіви.

Поточний архів організують безпосередньо в бухгалтерії, в спеціальних закритих шафах. В поточному архіві підприємства зберігаються документи за поточний і минулий рік, як правило, в зброшурованому або переплетеному стані.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні та призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі після відповідного опрацювання, яке передбачає:

  • систематизацію документів у хронологічному порядку;
  • прошивку і маркування ярликами (рубриками).

Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Зберігання документів забезпечує керівник підприємства відповідно до встановлених чинним законодавством порядку і термінів. Терміни зберігання документів установлені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України для кожного виду документів, але не менш 3-х років. Зокрема, для більшості первинних документів встановлений термін 3 роки; розрахунково-платіжні відомості, акти документальних ревізій, податкових перевірок зберігаються 5 років; листування з органами державної митної інспекції – 10 років; особові рахунки працівників – 75 років; установчі документи – постійно.

По закінченню встановленого терміну зберігання важливі матеріали передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші – використовують як макулатуру або знищують.

Бухгалтерські документи з моменту їхнього складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів проходять певний шлях.

1. Опрацювати лекцію

2. Зробити конспект

3. Дати відповіді на тестові завдання:

1. Сальдо кінцеве по активних рахунках дорівнює нулю, якщо:

а) протягом місяця по рахунку не було руху засобів;

б) ДО = КО;

в) Сп+ДО=КО;

г) Сп + ДО < КО.

2. Субрахунок - це:

а) перша ступінь деталізації синтетичного рахунку;

б) рахунок аналітичного обліку;

в) забалансовий рахунок.

3. Сальдо кінцеве по пасивних рахунках дорівнює нулю, якщо:

а) протягом місяця не було руху по рахунку;

б) Сп + КО = ДО;

в) ДО = КО;

г) Сп + КО < ДО.

4. Шахова оборотна відомість призначена для перевірки:

а) повноти записів в системі синтетичних рахунків;

б) кореспонденції між рахунками бухгалтерського обліку;

в) правильності підрахунку підсумків по рахунку.

5. Яке призначення мають оборотні відомості по аналітичних рахунках:

а) для узагальнення показників поточного бухгалтерського обліку;

б) для отримання необхідних даних про існування, рух ресурсів капіталу, зобов'язань;

в) для узагальнення та перевірки оборотів та залишків н аналітичних рахунках, які об'єднані відповідним синтетичним рахунком.

4. Виконану роботу надіслати на пошту Galitskaya_Taxa1994@ukr.net


« повернутися

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора