Тема уроку 3.3: «Документальне відбиття господарських операцій. Порядок прийому, перевірка, обробка, групування і зберігання документів. Класифікація документів»
ТЕМА 3. ДОКУМЕНТАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ
Тема уроку 3.3: «Документальне відбиття господарських операцій. Порядок прийому, перевірка, обробка, групування і зберігання документів. Класифікація документів»
План лекції
1. Документальне відбиття господарських операцій
2. Порядок прийому, перевірка, обробка, групування і зберігання документів.
3. Класифікація бухгалтерських документів
1. Документальне відбиття господарських операцій
Основними носіями первинної облікової інформації є документи. За їх допомогою відбувається суцільне та безперервне відображення фактів фінансово-господарської діяльності.
Документ в перекладі з латинської означає - свідоцтво, доказ.
В теорії обліку та на практиці під документом розуміють матеріальний носій, що використовується в процесі відображення фактів фінансово- господарської діяльності. На даному матеріальному носієві за допомогою різних засобів та способів зафіксована інформація в доцільній для сприйняття формі.
Бухгалтерський документ - письмове свідоцтво певної форми та змісту про фактичне здійснення господарської операції або право її виконання.
В Україні наказом Міністерства фінансів затверджено положення "Про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку", яке розкриває зміст таких понять як: бухгалтерський документ, документація, документування.
Документація - сукупність документів, які складаються на всі факти фінансово-господарської діяльності.
Документування - процес формування господарських операцій бухгалтерськими документами.
В бухгалтерських документах вказуються дані, які необхідні для економічної та юридичної характеристики зафіксованих в них господарських операцій, з метою контролю за збереженням власності, визначення господарської доцільності та ефективності здійснених процесів.
Значення документації полягає в тому, що вона служить для передачі розпоряджень від керівництва до виконавців.
Бухгалтерська документація - є юридичним фактом законності виконання операцій та служить підставою для здійснення фінансового контролю та проведення ревізій фінансово-господарської діяльності.
Під час оформлення і обробки документів проводиться систематичний контроль за дотриманням платіжної та кредитної дисципліни, встановлюється ретельне спостереження за економним витрачанням коштів підприємства. Документи використовуються також для аналізу господарської діяльності підприємства. Чимало чинників, що вплинули на результати виконання бізнес-плану підприємства, можна виявити тільки з допомогою вивчення облікових даних і документів, що були основою для бухгалтерських записів.
2. Порядок прийому, перевірка, обробка, групування і зберігання документів.
Усі бухгалтерські документи до передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання за такими етапами: оформлення первинних документів; підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії; приймання звітів; перевірка звітів за формою і по суті; арифметична перевірка; підготовка документів для синтетичних і аналітичних записів; рознесення сум господарських операцій в регістрах синтетичного й аналітичного обліку; узагальнення даних поточного синтетичного й аналітичного обліку; записи в Головну книгу; складання оборотного балансу; складання сальдового балансу та інших форм бухгалтерської звітності.
На етапі ФІКСАЦІЇ господарських операцій причетні до цього особи повинні дотримуватись засадних вимог до первинних документів: відповідність документа стандарту; правильність його заповнення; юридична обов'язковість, що забезпечується наявністю необхідних підписів.
Кожний із названих етапів передбачає відповідні дії фахівців з обліку. Суть оформлення первинних документів полягає у фіксації фактів господарських операцій через складання документів на приймання — видачу нематеріальних активів, основних засобів, виробничих запасів, грошей. Особливість цього етапу полягає в тому, що тут активну участь беруть матеріально відповідальні особи, одна з яких (з відома керівника та головного бухгалтера підприємства) відпускає, а друга приймає відповідні товарно-матеріальні цінності або кошти. Результатом господарської операції є первинний документ (накладна, вимога, лімітно-забірна карта, акт приймання-передачі основних засобів, акт ліквідації основних засобів, акт на заміну матеріалів, акт на браковану продукцію, касові ордери, наряди на виконані роботи тощо).
Оформлені ПЕРВИННІ документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам.
ПРИЙНЯТІ ДОКУМЕНТИ бухгалтерією перевіряються вже по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки — доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.
Арифметична перевірка — це перевірка правильності визначення суми господарської операції, а тому всі арифметичні підрахунки, що містяться у документі, працівники бухгалтерії перевіряють суцільним способом.
ПЕРЕВІРЕНІ ТА ПРИЙНЯТІ бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінюванню, групуванню та контируванню. Необхідність розцінювання пояснюється тим, що в окремих документах матеріально відповідальні особи проставляють тільки кількість відпущених товарно-матеріальних цінностей, а тому в накладних, вимогах, лімітно-забірних картах фахівці з обліку вже самі проставляють ціну і визначають суму господарської операції.
Групування документів — це підготовча робота для їх контирування, тобто складання бухгалтерських проведень. Суть групування полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і визначенні загального підсумку.
Котирування — це процес знаходження кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа, що становить суть бухгалтерського проведення. Бухгалтерське проведення роблять, як правило, від руки на вільному місці первинного документа. Потім бухгалтерські проведення узагальнюють за кожною однорідною групою або на першому документі, або складанням меморіального ордера.
Рознесення сум господарських операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку розносять рахунки синтетичного, а потім — аналітичного обліку. Про тотожність сум синтетичного й аналітичного обліку свідчать результати узагальнення даних поточного обліку. Перевірені підсумкові дані поточного обліку потім використовують для наступних записів в узагальнюючі регістри та складання бухгалтерської звітності.
Отже, з початку оформлення бухгалтерські документи проходять досить складний і тривалий шлях. І що скоріше бухгалтерські документи потраплятимуть на етап узагальнення та складання звітності, то ліпше використовуватиметься інформація, а відтак зростатиме дійовість і оперативність бухгалтерського обліку.
СКЛАДАННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЗВІТНОСТІ є завершальним етапом використання первинних документів: це процес узагальнення даних поточного обліку і надання користувачам інформації для прийняття рішень. Після цього бухгалтерські документи передаються в архів підприємства. Строки зберігання документів встановлено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
3. Класифікація бухгалтерських документів
Бухгалтерські документи класифікуються за наступними ознаками:
- За порядком складання документи поділяються на первинні і зведені.
Первинні документи відображають господарські операції на момент їхнього здійснення або відразу після здійснення. Вони є підставою і початком накопичення інформації про діяльність підприємства (накладні, прибуткові та видаткові касові ордери тощо).
Зведені документи складаються за даними однорідних первинних документів шляхом групування та узагальнення їх показників. Вони відображають певні зміни об’єкта обліку за відповідний звітний період (касові звіти, авансові звіти, розрахунково-платіжні відомості).
- За змістом документи поділяються на матеріальні, грошові, розрахункові.
Матеріальними документами оформляються операції, пов’язані з рухом матеріальних цінностей ( прибутковий ордер, накладна-вимога, лімітно-забірна картка).
Грошовими документами оформляють операції, пов’язані з рухом грошових коштів (прибуткові і видаткові касові ордери, грошовий банківський чек тощо).
Розрахунковими документами оформляються розрахунки між фізичними та юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанція).
- За призначенням первинні документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані. Розпорядчими називають документи, які не фіксують господарські операції, а дають загальний дозвіл на їхнє здійснення. До них належать накази та розпорядження (накази про прийняття та звільнення з роботи, платіжні доручення банку на перерахування коштів, грошові чеки на отримання готівки, довіреність на отримання матеріальних цінностей).
Виконавчими називають документи, що підтверджують факт здійснення господарської операції, тобто містять інформацію про її виконання певною особою, що подала документ (авансовий звіт, виписки банків, прибуткові і видаткові касові ордери, квитанції).
Документи бухгалтерського оформлення складаються на підставі первинних документів працівниками бухгалтерії для підготовки облікових записів, їхнього скорочення та спрощення. До них належать: бухгалтерські довідки, групувальні і розроблювані таблиці, журнали-ордери, меморіальні ордери, звітні калькуляції.
Комбіновані – документи, що поєднують у собі ознаки декількох груп документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). Наприклад, авансовий звіт поєднує виконавчий документ і документ бухгалтерського оформлення. Видатковий касовий ордер та платіжне доручення є одночасно розпорядчими документами (розпорядження керівника) та виконавчими (видача готівки або безготівкові розрахунки).
- За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні – документи, складені на підприємстві в результаті здійснених господарських операцій. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табель обліку використання робочого часу, інвентарні картки обліку основних засобів, прибуткові ордери тощо.
Зовнішні – документи, що надходять від інших підприємств і організацій.
До них належать: рахунки-фактури постачальників, виписки банків, угоди.
- За способом використання документи поділяють на разові та накопичувані.
Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (акти, накладні-вимоги тощо).
Накопичувані документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, відомість випуску готової продукції, лімітно-забірна картка
1. Опрацювати лекцію
2. Зробити конспект.
3. Дати відповіді на запитання
- Первинний облік, його роль в бухгалтерському обліку.
- Функції, які виконують бухгалтерські документи.
- Класифікація документів за порядком складання.
- Класифікація документів за способом використання.
- Класифікація документів за призначенням.
4. Виконану роботу надіслати на пошту Galitskaya_Taxa1994@ukr.ne
