Тема уроку 3.4: «Порядок перевірки та опрацювання документів. Документообіг, його організація. Організація зберігання документів»

Дата: 31.03.2022 21:13

Кількість переглядів: 731

ТЕМА 3. ДОКУМЕНТАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

Тема уроку 3.4: «Порядок перевірки та опрацювання документів. Документообіг, його організація. Організація зберігання документів»

План лекції

1.Порядок перевірки й опрацювання документів

2. Документооборот, його організація

3. Організація зберігання бухгалтерських документів

1. Порядок перевірки й опрацювання документів

Документи, складені в різних господарських підрозділах (цехах, бригадах, на складах тощо), після виконання господарських операцій передаються до бухгалтерії в порядку і строки, визначені головним бухгалтером.

Опрацювання документів полягає в їх перевірці, розцінці (таксуванні), групуванні і контируванні.

Перевірка документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку повинна здійснюватися з погляду законності операцій, дотримання вимог щодо їх оформлення і правильності арифметичних підрахунків. Виходячи з цих вимог, документи підлягають перевірці по суті, формальній і арифметичній.

Перевірка документів по суті полягає у встановленні господарської доцільності і законності операції, оформленої документом, дотриманні установчих документів, кошторису, норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів посадових осіб.

Арифметична перевірка документів полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі.

Неправильно складені або неповністю оформлені документи повертають особам, які їх склали, для дооформлення, а іноді і для складання вдруге. Такі документи бухгалтерія приймає тільки після виправлення недоліків.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню - розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок. Здебільшого бухгалтерську проводку складають на бланку того документа, яким оформлена господарська операція.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання: при ручному опрацюванні - дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині - відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.

2. Документооборот, його організація

Документооборотом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає складання плану документообороту, який повинен визначати порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. Для забезпечення рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів розробляють графік документообороту, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Документооборот і графік документообороту на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником.

3. Організація зберігання бухгалтерських документів

Документальне відображення господарських операцій − одна з основних умов ведення господарської діяльності підприємства. Відповідальність за виконання цієї умови Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» покладено на власників, а ті, своєю чергою, покладають на бухгалтерів обов’язок фіксувати у первинних документах факти здійснення всіх господарських операцій, зберігати оброблені документи, регістри і звітність протягом встановленого строку.

Наявність встановлених строків зберігання документації передбачає створення підприємством умов для такого зберігання. Належна організація зберігання бухгалтерських   документів   передбачає   вирішення   трьох   вузлових   завдань:

1) визначення номенклатури справ, що формуються в бухгалтерії підприємства, на майбутній рік; 2) організація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів;

3) зберігання документів в архіві підприємства.

Підприємство зобов’язане забезпечити схоронність документів, нагромадження за час його діяльності, до проведення експертизи їх цінності.

Діяльність архіву як окремого підрозділу може запроваджуватися підприємством на власний розсуд. Відсутність архіву на підприємстві не тягне за собою певної відповідальності, проте за незабезпечення збереженості документів передбачено як адміністративну, так і кримінальну відповідальність (табл. 1).

Таблиця 1 Види відповідальності за незабезпечення збереженості документів на

підприємстві

Щоб уникнути порушення законодавства щодо зберігання документів, необхідно врегулювати на підприємстві діяльність архіву, визначити відповідальних осіб, тим самим запобігти потенційно можливому притягненню до відповідальності. Для цього першим та ключовим кроком має бути розробка Положення про архівну роботу на підприємстві.

Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонди та архівні установи» положення про архівні підрозділи юридичних осіб, заснованих на приватній формі власності, затверджують їхні засновники з урахуванням

рекомендацій центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в сфері архівної справи й діловодства.

На сьогодні, чинне Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації № 232. Незважаючи на те, що воно скероване, в першу чергу, на діяльність архівних підрозділів юридичних осіб державної і комунальної форм власності, його можна брати за приклад для організації роботи архіву приватним юридичним особам.

Крім того, існують Рекомендації щодо укладання положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею і бібліотеки та положення про архівний підрозділ об’єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, затверджені протоколом засідання Нормативно– методичної комісії Укрдержархіву від 20.03.2012 р. № 1. Наведене в них Положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею і бібліотеки та положення про архівний підрозділ об’єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, від Типового положення № 232 фактично відрізняється лише одним пунктом. В останньому врегульовано обсяг завдання архівного підрозділу відносно документів Національного архівного фонду, які постійно зберігаються на підприємстві без передавання до державної архівної установи. Отже, Положення про архівний підрозділ слід розробляти на основі Типового положення № 232 та вищезгаданого положення. Цей внутрішній нормативний документ необхідно затвердити розпорядчим актом засновників підприємства, тобто протоколом зборів учасників.

Якщо на підприємстві відсутній архівний підрозділ, рекомендується складати посадові інструкції та зазначати в них види робіт з документами, що покладаються на працівника, у відповідності до його завдань та функцій.

На сьогоднішній день невідпрацьованими на більшості сучасних підприємств залишаються питання забезпечення збереженості документів, зокрема це стосується створення матеріально– технічних умов для їх фізичної схоронності та належного режиму зберігання, що виключають псування, втрату, розкрадання документів. Для ефективної роботи архівів потрібні професійні рекомендації щодо розрахунку площ для зберігання архівів, найбільш оптимального температурно– вологого режиму зберігання документів з різними носіями інформації, забезпеченням пожежної безпеки та раціонального розміщення документів для забезпечення швидкого доступу до них.

1. Опрацювати лекцію

2. Зробити конспект

3. Дати відповіді на запитання

1. Наведіть приклади рахунків: господарських коштів; джерел коштів; господарських процесів і їх результатів.

2. Що характеризує класифікація рахунків за структурою?

3. Що таке План рахунків? Як у ньому згруповано рахунки? Поясніть структуру коду бухгалтерського рахунка.

4. Виконану роботу надіслати на пошту Galitskaya_Taxa1994@ukr.ne

« повернутися